香港私人公司在办理股份回购时，需要遵循一定的程序和法律规定，以确保该过程合法且符合《公司条例》的要求。以下是基本步骤和注意事项：

1. 查阅公司章程：首先检查公司的章程大纲和章程细则是否允许股份回购，以及是否有特定的回购条款和条件。

2. 董事会决议：召开董事会会议，讨论并决定是否进行股份回购。董事会需要考虑公司的财务状况、回购目的、资金来源以及对公司财务结构的影响等因素，并作出正式决议。

3. 股东特别决议：在大多数情况下，需要召开股东大会，并通过股东特别决议批准股份回购。根据《公司条例》，特定情况下可能需要获得多数类别股东的同意。

4. 评估股份价值：确定一个公平合理的回购价格。这通常需要由独立专业人士进行评估，确保价格对所有股东都是公正的。

5. 签订股份回购协议：与股东签订正式的股份回购协议，明确回购价格、支付方式、股份交付时间表及其他相关条款。

6. 财务安排：确保公司有足够的资金进行回购，资金来源可以是公司盈余、预留资金或外部融资等。

7. 完成法定程序：根据《公司条例》规定，完成股份注销或作为库存股保留的相关手续。回购的股份可能需要从公司注册处注销，或者作为库存股持有，具体取决于公司意图和法律规定。

8. 更新公司记录：在回购完成后，更新公司的股东名册、公司章程以及向公司注册处提交必要的文件，完成股份变动的登记。

9. 税务和会计处理：股份回购可能涉及税务影响，需咨询专业会计师处理相关的税务申报和会计账务调整。

请注意，上述流程是一般性的指导，实际情况可能因公司具体情况和适用法律的最新变化而有所不同。因此，在实际操作前，建议咨询法律和财务专业人士，确保合规操作。